Què passaria si tu i els teus clients poguessis esperar reunions de vídeo en lloc de veure-les com un mal necessari?
Segons un estudi de Korn Ferry 2019, “89% dels treballadors diuen que perden el temps cada setmana assistint a reunions i trucades improductives”.
Aquesta tendència actual de reunions mal executades ofereix una àmplia oportunitat perquè brilli com a aficionat a les videoconferències.
Podeu transformar aquest aspecte del viatge del client amb una execució adequada, donant lloc a un paper més satisfactori i relacions amb els clients més enganxades que augmentarà el vostre valor al mercat.
Abans de la Trobada
Establir una base sòlida per a una reunió excel·lent és on entra la preparació.
Fes els deures
És útil saber si els vostres assistents (o algú proper a ells) tenen un èxit recent que impliqui felicitar-los o alegrar-los o simplement preguntar-hi.
Només voleu fer un reconeixement adequat per assegurar-vos que teniu la quantitat adequada de coneixement actual i significatiu. Confia en mi; val molt la pena els 5-10 minuts addicionals d’investigació i serà un canvi de joc per a ambdues parts.
Incorpora preguntes i respostes a les teves agendes
Les preguntes són inevitables a les videotrucades, especialment al nostre sector.
Malgrat el resum verbal esmentat més endavant en aquest article, voldreu reservar els últims cinc minuts per a preguntes i respostes.
Si descuideu aquesta pràctica, correu el risc d’anar amb el pas del temps o apressar-vos a la sortida, ambdues no-nos de videotrucades.
Envia recordatoris manuals
Primer, voldreu enviar un recordatori de reunió manual una o dues hores abans de l’hora del joc.
L’automatització no és a prova d’errors, de manera que els recordatoris manuals asseguren que els vostres assistents apareguin malgrat els errors tecnològics.
Els recordatoris manuals també afegeixen un element humà agradable personalitzant l’experiència i comunicant la teva implicació i interès.
Penseu en inserir humor lleuger en aquests recordatoris per establir una relació amb els participants.
En resum, aquesta pràctica serveix com una manera senzilla de fer un esforç addicional.
Confirmeu àudio i vídeo
La comprovació prèvia a la reunió més important és activar el vostre programari Entre 5 i 10 minuts abans per assegurar-vos que l’àudio i el vídeo funcionin completament.
Voleu veure com és el vostre fons i confirmar que el vostre cap de llit està sota control.
Preneu nota del botó de silenci i aneu amb compte de no silenciar-vos mentre parleu a la trucada!
Durant La Trobada
No importa la freqüència amb què hagis estat en videotrucades, sempre hi ha alguna incomoditat.
Elimina la incomoditat
Elimineu la incomoditat des de la porta amb una pregunta o comentari sobre els vostres assistents o el seu negoci.
L’escenari ideal aquí consisteix a celebrar alguna cosa amb els participants, com hem comentat anteriorment.
Pot ser que aquest enfocament no sigui tan creatiu com els divertits suggeriments per trencar el gel, però és segur.
I millora el experiència del client afegint un altre nivell de toc personal.
Aquests són alguns exemples d’esdeveniments vitals:
- Aniversari de la marca: La companyia ha celebrat recentment (o està a punt de celebrar) un aniversari des del seu llançament.
- Aniversari del rol: Un assistent ha celebrat recentment (o està a punt de celebrar) el seu aniversari en el seu rol actual, amb l’empresa o en el sector.
- Promoció recent.
- Publicació recent/article.
- Projecte recent o cas pràctic.
- Redisseny de marca i/o lloc web.
- Casament.
- Aniversari de noces.
- Naixement d’un nen.
- Aniversari.
- Graduació.
- Victòria de l’equip esportiu professional favorit.
- Marató.
Nota: la majoria d’aquests esdeveniments no es limiten directament als vostres assistents; també poden sol·licitar a un dels seus éssers estimats.
Comunicar parades dures
Al meu llibre, una falta de la festa de la reunió no és comunicar una aturada dura a l’inici de la reunió.
Informeu els assistents, tan aviat com sigui possible, que heu de finalitzar a l’hora convinguda.
Si no ho feu, pot provocar un final incòmode a una reunió, depenent de com es gestioni el temps.
Reiterar l’Agenda
Com a cortesia estratègica, recordeu als convidats el termini de la reunió i confirmeu que encara els funciona.
Alguna cosa així com: “Sembla que hem dedicat 30 minuts per a aquesta reunió. Això encara us funciona?”
En segon lloc, no suposeu que els assistents llegeixen l’itinerari.
Assegureu-vos que sàpiguen què hi ha a l’alineació i permeteu-los que facin un addendum.
Aquest pas crític de la reunió estableix les expectatives adequades i dóna als assistents una sensació de control, cosa que els posarà a gust.
Enganxa’t a l’agenda
Tots sabem que això és molt més difícil del que sembla.
És important assegurar-se que utilitzeu l’agenda com a guia per dur a terme la reunió.
No desviïu cap a zones no acordades prèviament per ambdues parts.
En primer lloc, es pot considerar poc professional sortir en tangents no incloses als punts de conversa originals.
La realitat és que la gent ho fa tot el temps, i probablement passarà desapercebut.
No obstant això, aquí teniu el que no passarà desapercebut: una reunió ben organitzada que s’adhereix a l’ordre del dia, que destacarà cada vegada entre la multitud.
Com atendre les consultes perifèriques
Què passa amb els escenaris difícils en què l’assistent introdueix un comentari o una pregunta amb la garantia de descarrilar o retardar la reunió?
En aquesta situació, el millor és simplement reconèixer la pregunta i demanar permís per abordar-la al final de la reunió.
Això ofereix una altra oportunitat per proporcionar una sensació de control als vostres convidats mentre gestioneu les vostres reunions de manera eficient.
L’assistent també agrairà que plantegis la seva consulta al final de la reunió perquè és un altre indicador que han estat escoltats i prioritzats.
Al final de la reunió, teniu dues opcions.
Si teniu una parada difícil, ressalteu amb tacte l’èxit de la reunió i demaneu permís per respondre la seva pregunta per correu electrònic o similar.
Fins i tot el podeu afegir a la propera reunió si escau.
Fins i tot si teniu certa flexibilitat, encara hauríeu de subratllar l’èxit de la reunió abans d’abordar qualsevol preocupació perifèrica, ajudant a assegurar-vos que entenguin que heu mantingut el vostre final de l’acord.
Proporcioneu un resum verbal de la reunió (que es comenta a continuació) i destaqueu que esteu acabant a temps, indicant que heu gestionat bé la reunió i que heu respectat el seu temps.
El resum va seguit d’un comentari com: “Fred, abans tenia una pregunta sobre ________. Tinc temps addicional si voleu allargar la reunió, o podem abordar-ho per correu electrònic si us funciona millor”.
Tingueu en compte que destaqueu amb tacte que estan allargant la reunió.
Proporcioneu un resum verbal
Recapitular verbalment una reunió és una de les coses que més m’agrada fer quan conclou.
Millora la minuciositat, proporciona resums útils i crea un final menys incòmode.
Aquests resums han de ser exhaustius, destacant tots els principals punts de conversa de la reunió, inclosos els temes incidentals.
També haurien de ser declaracions concises i semblants a una bala.
Acaba a temps
Això no es pot exagerar.
En primer lloc, comunica que respecteu el temps de tothom.
En segon lloc, demostra que saps com gestionar una reunió de manera eficient.
I, si heu cobert tot el necessari en menys del temps de reunió assignat, no dubteu a acabar la reunió abans d’hora. Després de tot, a qui no li agrada recuperar uns minuts del seu dia?
Envieu un resum per correu electrònic després de la reunió
Aquesta és només una bona pràctica.
Tanmateix, quants de nosaltres som culpables d’ignorar aquest pas?
Hauria de ser un correu electrònic senzill amb un punt per a tot el que s’ha comentat, inclosos els elements d’acció.
També hauríeu de demanar als destinataris que confirmin que no s’ha perdut res.
Conclusió
Penseu en practicar un parell d’aquestes tàctiques alhora fins que esdevinguin habituals.
Seguiu-ho implementant-ne uns quants més.
Això evitarà que et sentis aclaparat i per tant fracassar per millorar la gestió de les videotrucades.
Dominar les videotrucades és una manera senzilla de guanyar-se el respecte i l’apreciació de les persones amb qui et trobes.
També cal destacar la gran satisfacció que experimentaràs a l’executar les teves reunions amb delicadesa.
Aquí teniu per convertir-vos en aquell màrqueting digital que tothom espera conèixer!
Més recursos:
Imatge destacada: fizkes/Shutterstock
